Apesar de ser de extrema importância para empresas prestadoras de serviços, infelizmente, a gestão de agenda é algo ainda muito negligenciado.
Em estabelecimentos como pet shop, por exemplo, onde a procura por serviços costuma ser intensa, é muito comum priorizar a gestão financeira ou estoque e deixar a agenda por último, como se não fosse tão importante e até decisiva para o bom funcionamento do negócio.
O fato é que em um mercado tão dinâmico e concorrido como uma clínica veterinária, ou pet shop, quem conseguir controlar sua agenda e fazer uma boa gestão de tempo tem muito mais chances de se destacar.
Na verdade, a gestão de agenda está diretamente ligada à eficiência e produtividade de seu negócio, possibilitando garantir mais qualidade nos serviços prestados aos clientes.
É preciso entender que uma boa gestão é fundamental para quem pretende crescer sem prejudicar a oferta dos serviços, obedecendo horários e, assim, atrair e fidelizar clientes.
Mas, afinal, o que é gestão de agenda?
Como o próprio nome sugere, a gestão de agenda é fazer o controle da sua agenda com as tarefas que precisam ser executadas. Ou seja, é organizar as tarefas do dia a dia. Uma boa gestão da agenda tem todo o funcionamento da clínica ou pet shop sob controle, desde os detalhes de cada tarefa ou atendimento, até os prazos para ter tudo devidamente organizado.
A importância da gestão de agenda para a empresa
É preciso ter em mente que, de uma forma geral, a gestão de agenda serve como um instrumento para se entender melhor a rotina de um estabelecimento e, com isso, poder elaborar estratégias para otimizar a sua produtividade, impactando diretamente nos resultados da empresa, por isso ela é tão importante.
Sem uma boa gestão de agenda, muitas empresas costumam andar às cegas, sem o controle de todas suas demandas e, muitas vezes, acabam nem concluindo todas as tarefas diárias, ou atendimentos, e isso por não ter alinhado a gestão da agenda com o tempo.
Por isso, é tão importante organizar todas as tarefas em um só lugar, facilitando o acesso à essas informações de uma maneira mais organizada.
Dicas para uma perfeita gestão de agenda
Pronto, agora que já sabe como a gestão de agenda é importante, chegou a hora de saber colocá-la em prática, saber como organizar e conseguir atender todas as demandas de sua clínica ou pet shop que, afinal de contas, sabemos que são muitas e precisa estar preparado para atender todas.
Confira abaixo algumas dicas para uma perfeita gestão de agenda:
– Faça um planejamento – seja com as visitas ou então com atividades internas, é fundamental ter uma rotina de planejamento. Ou seja, tudo deve ser planejado, independentemente do tamanho da tarefa, pois sempre, de alguma forma, isso irá impactar nos resultados alcançados pela empresa. A gestão da agenda se resume a ter o hábito de planejar tudo, desde os mínimos detalhes até os dados mais expressivos.
– Tenha controle de seus agendamentos – o planejamento é que vai permitir ter um controle sobre os agendamentos, saber quais e quantos são os seus agendamentos diários. E atenção, essa informação permitirá saber a disponibilidade de seus funcionários, organizar seus horários e a quantidade de itens em estoque.
– Identifique as prioridades – após planejar e fazer o mapeamento de todas as suas tarefas, é preciso identificar todas as suas prioridades, fazendo uma lista, para lhe ajudar a focar no que é mais relevante e que deve ser feito de forma imediata para depois se concentrar no restante das atividades.
– Saiba aproveitar o tempo – para uma boa gestão, saiba tirar proveito do tempo, alocando seus funcionários de uma forma mais funcional.
– Controle a duração de seus serviços – é preciso organizar a agenda dentro de prazos reais, por exemplo, se um atendimento costuma demorar, geralmente, meia hora, coloque 40 minutos como prazo, dessa forma, havendo atrasos, seu cliente não esperará e assim, você terá uma melhora no atendimento.
Gestão de Agenda como estratégia organizacional
A agenda é a principal ferramenta de organização para que uma empresa tenha sucesso na oferta de produtos e serviços. Além das vantagens acima, seu Pet Shop terá outros benefícios ao dispor de uma agenda bem gerenciada.
É preciso entender que um bom gestor saberá aproveitar o máximo de contato com o cliente para que possa estabelecer novas estratégias dentro do seu negócio, criar um diferencial competitivo, além de repensar sua estrutura organizacional.
O fato é que a agenda ajuda a conectar sua empresa ao cliente, além de permitir saber quais atendimentos foram executados e quais não foram, quais funcionários fazem mais serviços que os outros e os serviços mais executados.
E é nessa hora que a tecnologia pode, mais uma vez, ser uma grande aliada, com um programa de gestão quem, dentre outras funções, oferece uma perfeita gestão de agenda, facilitando o dia a dia de sua empresa.
A Tecnologia como uma importante aliada
Como podemos ver, gerenciar a agenda não só é muito importante para qualquer empresa como, muitas vezes, pode ser uma tarefa complicada, principalmente, se for feita de forma manual, com os registros em milhares de documentos e relatórios que não se comunicam entre as áreas.
A boa notícia é que a tecnologia pode ajudar também nessa hora, já que existem diferentes sistemas de gestão que fazem tudo isso de uma forma automatizada e integrada entre as áreas, como Nuvem Vet, por exemplo, que oferece o melhor custo e beneficio do mercado.
Com um bom programa para clinica veterinária e pet shop, é possível, dentre outras coisas, registrar consultas, exames, receituários, vacinas, cirurgias, pesagens, impressões de documentos e dados de todos os clientes e seus respectivos animais, informatizando e deixando a gestão bem mais eficiente.
Enfim, um sistema para clínica veterinária e pet shop integra todos os setores, facilitando a otimização, e por ser um serviço em nuvem, a agenda pode ser acessada de qualquer hora e lugar.
E é isso, na hora de investir em gerenciamento, não esqueça da gestão de agenda que, como podemos ver, é de enorme importância, principalmente, para entender melhor a rotina de sua empresa e, com isso, poder elaborar estratégias mais assertivas para otimizar o atendimento e a sua produtividade e, claro, os resultados da empresa.
